Wydział Organizacyjny

Adres

ul. Iłżecka 37,
27-400 Ostrowiec Św.

Naczelnik Wydziału – Aneta Szloser – Tyczyńska

Kontakt:
Naczelnik Wydziału – Aneta Szloser – Tyczyńska – pokój 115, tel. (41) 247-68-48

pokój 104
tel. (41) 247-51-78
Ewa Łojek – Inspektor
Marzena Jemielniak – Inspektor

pokój 105 Biuro Rady Powiatu
tel. (41) 247-52-69
Dorota Kieloch – Inspektor

pokój 119 Kancelaria 
tel. (41) 247-63-59
Sylwia Kałuża – Inspektor

pokój 26 Archiwum
tel.(41) 247-64-10
Beata Górniak – Inspektor

 

I. Do podstawowych zadań wydziału w zakresie spraw organizacyjnych należy:
1. Wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej
i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
2. Prowadzenie zbioru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu starosty i zarządu powiatu.
3. Prowadzenie zbioru zarządzeń starosty.
4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
5. Opracowywanie wymaganych analiz i sprawozdań z zakresu skarg i wniosków interesantów.
6. Prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzanych w starostwie oraz zbioru protokołów pokontrolnych.
7. Sporządzanie rocznych sprawozdań z kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych powiatu przez podmioty zewnętrzne.
8. Prowadzenie dokumentacji z zakresu działania zarządu powiatu.
9. Przygotowywanie sprawozdań z realizacji uchwał zarządu powiatu.
10. Koordynowanie czynności związanych z przygotowaniem projektów uchwał zarządu powiatu.
11. Przekazywanie organom nadzoru uchwał zarządu powiatu.
12. Protokołowanie posiedzeń zarządu powiatu.
13. Prowadzenie rejestru uchwał zarządu i przekazywanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych celem realizacji.
14. Koordynowanie, bądź podejmowanie czynności koniecznych do zebrania danych, opracowania informacji i analiz na posiedzenia zarządu, stosownie do planowanej tematyki obrad.
15. Opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa.
16. Wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów i referendów.
17. Opracowywanie danych statystycznych powiatu w zakresie dotyczącym pracy wydziału.
18. Obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej w zakresie korespondencji dotyczącej działania starostwa powiatowego.
19. Przekazywanie dokumentów do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego.
20. Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi oraz innymi oświadczeniami osób zobowiązanych do składania tych dokumentów staroście.
21. Prenumerata czasopism dla potrzeb starostwa.
22. Prowadzenie centralnego rejestru umów i porozumień.
23. Nadzór nad właściwą realizacją umów z dostarczycielami mediów do budynków administracyjnych starostwa powiatowego.
24. Wykonywanie obsługi kancelaryjnej starostwa.
25. Obsługa sekretariatu starostwa.
26. Prowadzenie archiwum zakładowego starostwa.
27. Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach społecznych.
28. Zawiadamianie rodzin osób zmarłych za granicą o śmierci ich bliskich oraz pomoc
w kontakcie z odpowiednią ambasadą lub konsulatem.
29. Przygotowywanie, w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym, decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok lub szczątków obywatela polskiego z obcego państwa.
30. Przekazywanie do polskich palcówek dyplomatycznych na świecie pisemnego oświadczenia rodziny dot. pochowania zwłok na koszt miejscowych władz w kraju,
w którym nastąpił zgon obywatela polskiego, z uwagi na brak środków i możliwości finansowych, niezbędnych do sprowadzenia zwłok lub prochów do Polski.
31. Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do przekazania zwłok szkołom wyższym dla celów naukowych w przypadku ich nie pochowania przez osoby, organy
i instytucje nie wymienione w art. 10 ust. 1 ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych.
32. Organizowanie przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych, w miejscach publicznych przed ich pochowaniem, na wniosek właściwego organu do zakładu medycyny sądowej, a w razie jego braku na obszarze powiatu – do najbliższego szpitala mającego prosektorium, celem ustalenia przyczyny zgonu.
33. Przestrzeganie przepisów ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych oraz przepisów wykonawczych.
34. Koordynowanie i nadzorowanie funkcjonowania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej w powiecie ostrowieckim zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i przepisami prawa w tym zakresie.
35. Wykonywanie innych prac zleconych przez starostę bądź sekretarza powiatu.

II. Do zadań wydziału w zakresie spraw administracyjnych należy:
1. Zabezpieczenie mienia starostwa.
2. Kontrola przestrzegania w starostwie przepisów dot. porządku, bezpieczeństwa
i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
3. Administrowanie pomieszczeniami i budynkami starostwa.
4. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo – technicznym oraz konserwacją urządzeń i wyposażeniem starostwa, z zachowaniem przepisów ustawy
Prawo zamówieniach publicznych.
5. Załatwianie spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, tablicami i szyldami
w starostwie powiatowym.
6. Gospodarowanie drukami i formularzami.
7. Wdrażanie postępu technicznego w pracy starostwa.
8. Zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów.
9. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w pomieszczeniach starostwa.
10. Sporządzanie dokumentów finansowych związanych z działalnością administracyjną starostwa.
11. Koordynowanie działań związanych z zamieszczaniem informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
12. Przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z ryczałtami samochodowymi pracowników i kierowników jednostek podległych.
13. Sprawdzanie pod względem merytorycznym poprawności faktur wpływających do starostwa od dostawców mediów oraz innych kontrahentów w zakresie kompetencji wydziału.
14. Zabezpieczenie łączności telefonicznej, faksowej i alarmowej w starostwie.

III. Do podstawowych zadań wydziału w zakresie obsługi administracyjnej rady powiatu i komisji rady należy:
1. Gromadzenie i terminowe przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy rady powiatu i jej komisji przy współpracy z naczelnikami wydziałów i kierownikami jednostek organizacyjnych.
2. Organizacyjne przygotowanie i obsługa kancelaryjno – biurowa oraz merytoryczna posiedzeń rady powiatu i jej komisji.
3. Prowadzenie rejestru:
a. uchwał rady powiatu,
b. wniosków i opinii komisji,
c. wniosków, interpelacji i zapytań radnych,
d. skarg i wniosków wpływających do przewodniczącego rady powiatu.
4. Przekazywanie organom nadzoru uchwał rady powiatu.
5. Przekazywanie w formie elektronicznej uchwał rady powiatu podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego.
6. Przekazywanie zarządowi powiatu do realizacji odpisów uchwał rady powiatu
i interpelacji radnych.
7. Przekazywanie zarządowi powiatu do realizacji wniosków komisji.
8. Przesyłanie do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej uchwał rady powiatu oraz innych dokumentów dotyczących pracy rady.
9. Organizowanie przyjęć interesantów, w ramach skarg i wniosków, przez przewodniczącego rady i członków prezydium rady.
10. Udostępnianie interesantom do wglądu dokumentów związanych z działaniem rady powiatu i jej komisji.
11. Opracowywanie w zakresie zleconym przez przewodniczącego rady okresowych informacji na temat działalności rady i jej organów.
12. Prowadzenie terminarza posiedzeń rady powiatu i jej komisji.
13. Przygotowywanie narad, spotkań i konferencji zwoływanych przez przewodniczącego rady.
14. Koordynowanie czynności związanych z udzielaniem odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych.
15. Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi oraz innymi oświadczeniami osób zobowiązanych do składania tych dokumentów przewodniczącemu rady.
16. Sporządzanie listy wypłat diet radnym.
17. Gromadzenie i udostępnianie zbiorów aktów prawa miejscowego ustanowionych przez radę powiatu.
18. Przygotowywanie rocznych sprawozdań z realizacji wniosków i interpelacji radnych.
19. Przygotowywanie sprawozdań z realizacji uchwał rady powiatu.
20. Udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego.

Wydział Organizacyjny realizuje swoje zadania poprzez następującą strukturę organizacyjną:

1. Naczelnik Wydziału
2. Referat Obsługi Rady Powiatu
a. Kierownik Referatu
b. Wieloosobowe stanowisko ds. obsługi rady powiatu
3. Referat Organizacyjny
a. Kierownik Referatu
b. Wieloosobowe stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi zarządu powiatu
c. Wieloosobowe stanowisko ds. obsługi kancelarii ogólnej starostwa powiatowego
d. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu głównego starostwa powiatowego
e. Wieloosobowe stanowisko ds. informatycznych
f. Stanowisko ds. obsługi archiwum zakładowego
g. Stanowisko ds. społecznych
4. Referat Administracyjny
a. Kierownik Referatu
b. Wieloosobowe stanowisko dozorcy
c. Wieloosobowe stanowisko robotnika gospodarczego (sprzątaczki)
d. Stanowisko konserwatora
e. Stanowisko kierowcy
f. Stanowisko zaopatrzeniowca